Procédure d'alerte EUROGLAS

Introduction

Le groupe GLAS TRÖSCH et la société EUROGLAS S.A. s’attachent à préserver leur intégrité et à lutter contre toute pratique illicite ou contraire à leur éthique émanant notamment de leurs salariés, dirigeants et autres collaborateurs.

Dans le cadre de la loi n°2016-1961 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « loi Sapin 2 », modifiée par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 et complétée par le décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022, qui a institué un cadre général pour la protection des personnes qui révèlent ou signalent, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur faits graves dont elles ont eu connaissance, personnellement ou non, EUROGLAS S.A. met en œuvre la présente procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte.
 

1. Qui peut être lanceur d’alerte ?

Pour pouvoir bénéficier du statut de lanceur d’alerte, l’émetteur du signalement doit réunir les conditions prévues par l’article 6.-I.- modifié de la loi du 9 décembre 2016 :

« Art. 6.-I.- Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. »
 

2. A qui s’applique cette procédure ?

En application de l’article 8.-I.-A modifié de la loi du 9 décembre 2016, les personnes ci-dessous listées qui ont obtenu ou ont connaissance, dans le cadre de leurs activités professionnelles, des informations mentionnées au I de l'article 6 et portant sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire au sein d’EUROGLAS S.A., peuvent signaler ces informations par la voie interne notamment lorsqu'elles estiment qu'il est possible de remédier efficacement à la violation par cette voie et qu'elles ne s'exposent pas à un risque de représailles.

Cette procédure s’applique :

- Aux membres du personnel, aux personnes dont la relation de travail s'est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, et aux personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein d’EUROGLAS S.A., lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;

- Aux membres du conseil d'administration et de direction d’EUROGLAS S.A.,

- Aux collaborateurs extérieurs et occasionnels, aux cocontractants d’EUROGLAS S.A., à leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-
traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel.
 

3. Quels sont les faits susceptibles d’être signalés ?

L’alerte peut porter sur l’un des faits suivants, qu’il soit avéré ou soupçonné :

3.1. Un délit ou un crime (fraude fiscale, corruption, prise illégale d’intérêts, abus de bien social…), ou

3.2. Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement, ou

3.3. Une menace ou un préjudice pour l’intérêt général (atteinte à la sécurité publique, à l’environnement…), ou

3.4. Une violation du Code de Conduite du Groupe Glas Trösch.

Et à condition que les informations reportées ne soient pas couvertes par le secret (secret défense, secret médical, secret professionnel de l’avocat, secret des délibérations judiciaires, de l’enquête ou de l’instruction judiciaire).
 

4. A qui adresser une alerte ?

Si une personne souhaite émettre une alerte, elle a la possibilité de choisir, librement et à sa discrétion :

4.1
- d’effectuer un signalement en interne auprès du référent désigné par EUROGLAS SA., M. Daniel KIWIT, Chef du DLC Service Juridique du Groupe, et son service qui disposent des compétences, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de leur mission. La procédure interne de recueil des signalements prévoit exclusivement la possibilité d’effectuer un signalement par écrit et en ligne sur le système d’alerte numérique.

4.2
- d’effectuer un signalement externe, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement auprès de toute autorité compétente listée à l’article 8.II modifié de la loi du 9 décembre 2016, savoir :

- Le Défenseur des droits, qui orientera l’auteur du signalement vers la ou les autorités les mieux à même d'en connaître ;

- L'autorité judiciaire ;

- Toute institution, organe ou organisme de l'Union européenne compétent pour recueillir des informations sur des violations relevant du champ d'application de la directive (UE) 019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 ;

- Toute autorité mentionnée au 1° du II de l’article 8 modifié de la loi du 9 décembre 2016 qui figure en annexe au décret d’application n°2022-1284 du 3 octobre 2022.

4.3
- Signalement ou divulgation publics

Le lanceur d’alerte peut décider de rendre l’alerte publique dans les cas limitatifs suivants :

• En cas d’absence de mesures appropriées à la suite d’un signalement externe préalable (précédé ou non d’un signalement externe) dans le délai de 6 mois à compter de l'accusé de réception du signalement externe ou, à défaut d'accusé de réception, 6 mois à compter d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement ;
• En cas de « danger grave et imminent »
• Pour les informations obtenues dans le cadre professionnel, en cas de danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général notamment lorsqu’il existe une situation d’urgence ou un risque de préjudice irréversible.
• Lorsque la saisine de l'autorité externe compétente, du Défenseur des droits, de l'autorité judiciaire ou de l'institution, organe ou organisme de l'Union Européenne compétent fait encourir à son auteur un risque de représailles ou qu'elle ne peut permettre de remédier efficacement à l'objet de la divulgation en raison des circonstances particulières de l'affaire, notamment si des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou si l'auteur du signalement a des motifs sérieux de penser que l'autorité peut être en conflit d'intérêts, en collusion avec l'auteur des faits ou impliquée dans ces faits

Note : le lanceur d’alerte est le seul responsable pour apprécier la nécessité et la possibilité de transmettre le signalement à l’autorité judiciaire/administrative, à un organe européen ou à un ordre professionnel compétent ou de le rendre public. En particulier, il est de sa responsabilité de s’assurer que les conditions pour lancer une alerte sont remplies.
 

5. Comment adresser une alerte interne ?

Un signalement est adressé par écrit à M. Daniel KIWIT, Chef du DLC Service Juridique du Groupe, et son service, ci-après dénommés le Référent, via le système d’alerte numérique du Groupe accessible à l’adresse internet suivante : https://glastroesch.hintbox.eu Le lien « Système d’alerte numérique » permet également d’accéder au système depuis le site internet https://www.euroglas.com/fr/

L’auteur d’un signalement peut choisir de s’identifier (nom, prénom, adresses email et postale, numéro de téléphone, qualité de salarié ou non) ou de rester anonyme. Il recevra des données de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe) générées automatiquement après avoir soumis son signalement, que le signalement soit anonyme ou non. Ces données permettront à l’auteur du signalement d’accéder à son espace de connexion, notamment pour consulter le statut de son signalement et pour communiquer de manière confidentielle avec le Référent.

Le signalement devra renseigner les différents champs obligatoires du formulaire du système d’alerte numérique et contenir une description la plus précise et objective possible des faits : seules les informations qui sont directement liées avec la procédure d’alerte et qui sont strictement nécessaires aux opérations de vérification seront prises en compte.

L’auteur d’un signalement doit, autant que possible, joindre des documents à l’appui de son alerte au moment du signalement et/ou par la suite.

En tout état de cause, l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné sera traitée de manière confidentielle.
 

6. Comment les alertes internes sont-elles traitées ?

Après transmission du signalement, un accusé de réception écrit est envoyé sur l’espace de connexion de l’auteur du signalement sous 7 jours ouvrés et, le cas échéant, sur l’adresse électronique de l’auteur du signalement.

Le Référent examine la recevabilité du signalement (au regard des paragraphes 1, 2 et 3) sur la base des faits signalés et des documents fournis. Des informations complémentaires peuvent éventuellement être demandées à l’auteur du signalement : le Référent pourra notamment demander, hormis le cas où le signalement est anonyme, la preuve de l’appartenance de l’auteur à l’une des catégories de personnes mentionnées au paragraphe 2.

Il informe par écrit l’auteur du signalement via son espace de connexion de la recevabilité ou non du signalement et, le cas échéant, des raisons pour lesquelles il n’est pas recevable.

Si le signalement est recevable, le Référent met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l'objet du signalement. Il peut notamment diligenter une enquête et peut décider de confier l’instruction de l’alerte aux personnes dont il estime la participation nécessaire sur la base de la nature du signalement. Ces personnes sont soumises à un strict devoir de confidentialité dans le cadre de l’instruction des faits. Le référent s’assure de l’impartialité objective de ces personnes.

Le Référent communiquera par écrit à l’auteur du signalement sur son espace de connexion et, le cas échéant sur son adresse électronique, dans un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois à compter de l’accusé de réception du signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.

Si le référent estime que le signalement est irrecevable, que les allégations sont inexactes ou infondées, ou que le signalement est devenu sans objet il clôture la procédure du signalement. L’auteur du signalement sera informé par écrit sur son espace de connexion et, le cas échéant, sur son adresse électronique, de la clôture du dossier et des raisons de celle-ci.
 

7. Un signalement dans le respect de la confidentialité

Le Référent est seul destinataire des signalements internes du système numérique d’alerte. L’accès aux procédures de signalement interne est interdit à tout autre membre du personnel sauf en ce qui concerne les personnes chargées par le Référent de procéder à l’instruction d’un signalement et les personnes chargées par le Référent de mettre en œuvre les mesures adaptées et correctrices à la suite d’un signalement bien fondé.

Le Référent garantit la stricte confidentialité de l’identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci, de tout tiers mentionné dans le signalement et des informations recueillies. Cette obligation de confidentialité s’applique y compris vis-à-vis des autres membres du personnel.

Le Référent conserve de manière sécurisée les éléments recueillis à l’occasion de l’exécution de la procédure.

Les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.

Protection des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de cette procédure font l’objet d’un traitement ayant pour finalité le recueil et le traitement des alertes.

Conformément au Règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), les données issues des signalements ne sont conservées que dans le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires. Les données relatives aux signalements peuvent toutefois être conservées au-delà de cette durée si les personnes physiques ne sont pas identifiées ou identifiables.

En tout état de cause, la destruction des éléments du dossier de signalement permettant d’identifier l’auteur et les personnes visées lorsqu’aucune suite n’y a été donnée ne peut excéder un délai de deux mois à partir de la clôture du dossier. Le référent s’engage à donner cette information au lanceur d’alerte.

Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l'encontre d’une personne
mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte peuvent être
conservées jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision.

Le lanceur d’alerte peut exercer ses droits d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de limitation au traitement de ses données personnelles selon les dispositions du RGPD.
 

8. Quelle protection pour le lanceur d’alerte ?

Pour rappel, afin de bénéficier de cette protection, le lanceur d’alerte doit remplir les conditions mentionnées aux paragraphes1, 2 et 3 de la procédure. Lorsqu’un signalement a été réalisé de manière anonyme, le lanceur d’alerte dont l’identité a été révélée ultérieurement bénéficie de la protection.

Interdiction des mesures de représailles

Si les conditions de protection du statut de lanceur d’alerte sont remplies, celui-ci ne peut être licencié, sanctionné ou discriminé d’aucune manière (directement ou indirectement) : licenciement, mesure disciplinaire, rémunération, accès à une formation, une promotion, intéressement, distribution d’actions, reclassement, affectation, qualification, classification, horaires de travail, évaluation de la performance, mutation, renouvellement de contrat.

Irresponsabilité civile et pénale

Les lanceurs d'alerte ayant signalé ou divulgué publiquement des informations ne sont pas civilement responsables des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique dès lors qu'ils avaient des motifs raisonnables de croire, lorsqu'ils y ont procédé, que le signalement ou la divulgation publique de l'intégralité de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause. De la même manière ces lanceurs d'alertes bénéficient de l'irresponsabilité pénale prévue à l'article 122-9 du code pénal. 

Extension de la protection

En application du nouvel un article 6-1 de la loi du 9 décembre 2016 modifiée, la protection accordée aux lanceurs d’alerte est étendue :

- aux « facilitateurs », entendus comme les personnes physiques et morales de droit privé à but non lucratif qui ont aidé le lanceur d’alerte à réaliser un signalement ;

- aux personnes physiques en lien avec un lanceur d’alerte risquant de faire l'objet de mesures de représailles dans le cadre de leurs activités professionnelles ;

- les entités contrôlées par le lanceur d’alerte, ainsi que celles pour lesquelles il travaille
 

9. Quels sont les droits des personnes visées par l’alerte ?

Conformément à l’article 14 du RGPD, le Référent doit informer toute personne
visées (par exemple, en tant que témoin, victime ou auteur présumé des faits) par une alerte dans un délai raisonnable, ne pouvant pas dépasser un mois, à la suite de l’émission de l'alerte d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.

Cette information précise notamment les faits reprochés ainsi que les modalités d'exercice de ses droits d'accès, d’opposition et de rectification.

Néanmoins, conformément à l’article 14-5-b) du RGPD, cette information peut être différée lorsqu’elle est susceptible « de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit
traitement ». Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s'assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d’informations relatives à l’identité de l’émetteur de l’alerte ni à celle des tiers. Toutefois, lorsqu’une sanction disciplinaire ou une procédure contentieuse est engagée suite à l’alerte à l’égard de la personne visée, celle-ci peut obtenir la communication de ces éléments en vertu des règles de droit commun